Системы управления документами, их функции

Файл : ref-19132.doc (размер : 53,760 байт)

PAGE 1 PAGE 10

Содержание

Введение

Часть I. Системы управления документами, их функции

Основные функции СУД

Архитектура СУД

Хранилище документов

Система управления документооборотом

Коммуникационная среда

Интеграционные компоненты

Системные компоненты

Заключение

Список литературы

Введение

Система управления документами (СУД) — система, обеспечивающая работу с документами.

Информация, которая находится в разрозненно хранящихся документах, содержит много ценного, выявляемого только при обработке. Этой цели отвечает СУД, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы.

Главная функция этой системы — поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени.

Часть I. Системы управления документами, их функции

Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами:

"Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Обычными возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность".

Основными функциями СУД являются:

прием, регистрация и учет документов;

упорядочение и классификация документов;

обработка документов;

дописывание комментариев к документам;

поиск документов по названиям разделов, ключевым словам;

создание личных библиотек документов;

изменение конфигурации документов;

контроль версий документов при их модификации;

предоставление возможности удаленного доступа к документам;

управление информацией в базе данных;

обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;

пересылка и рассылка документов;

администрирование учета и архивирования данных.

Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы.

Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема, тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через глобальные сети.

СУД можно разбить на пять подсистем, решающие самостоятельные задачи (см. таблицу).

Задача

Подсистемы СУД

Документы нужно надежно хранить и быстро находить

Централизованное хранилище электронных документов

Документы нужно обрабатывать в соответствии с действующими процедурами

Система управления документооборотом

Участники процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия

Коммуникационная среда

СУД должна быть связана с другими компонентами информационной системы

Интеграционные компоненты

Все это должно на чем-то работать

Системные компоненты

Хранилище документов

Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.

Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а электронные — прямо из той программы, в которой они создаются.