Служба документационного обеспечения управления

Файл : SDOU.DOC (размер : 119,296 байт)

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)

СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.

Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

В практике управления действуют службы ДОУ.

Управление делами (министерства, ведомости России). Состав включает: канцелярия инспекция при министре, секретариат, отдел рационализации делопроизводства, отдел писем (жалоб), центральный архив.

Общий отдел – в органах управления на местах и в органах управления общественных организаций. Состав: подразделения по учёту и регистрации документов, группа контроля, протокольная, копировально-множительная служба, архив.

Канцелярия – министерства и ведомствах автоном. Респ-их;

Промышленные объединения, научно-исследовательских, проектных, вычислительных центрах.

В учреждениях не имеющих службы ДОУ, её функцию выполняет секретарь-руководитель или другое выделенное для этого должностное лицо.

Три категории работников СДОУ.

Руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части.

Специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь - министра.

Технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь – машинистка, секретарь – стенографистка.

Функции структурных частей СДОУ.

Функция экспедиции: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам.

Функция группы по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.

Функция группы контроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения.

Функция отдела писем: приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.

Функция архива: приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив.

Функция секретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства.

Операции СДОУ.

Контроль за соблюдением стандартов на документы.

Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.

Регистрация документов и учётно справочная работа.

Контроль за исполнением документов.

Формирование, оформления, хранения и использования дел.

Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.

Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.

СГСДОУ – это комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях начиная с момента поступления или создания до сдачи документов в архив.

Организация труда работников СДОУ.