Классификация документов и составление номенклатур

Файл : clasification.doc (размер : 168,448 байт)

Академия труда и социальных отношений

Уральский Социально-экономический институт

Контрольная работа

По курсу: «Основы документированного

обеспечения управления (делопроизводство)».

Тема: №12

Студента-заочника IV курса

Группа: МЗ-401

Факультет: менеджмент

Шашков Е.А.

г. Челябинск

2002 год.

Содержание

Введение………………………………………………………………..3

1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии (организации)………………………………………………….4

1.1 регистрация документов…………………………………………..5

1.2 систематизация документов……………………………………….8

1.3 формирование дел………………………………………………….9

2. Оформление документации об отпусках, командировках и поощрениях, особенности их хранения. Приведите форму графика отпусков, образцы приказов о командировании и поощрении сотрудников.

2.1 документация об отпусках……………………………………......11

2.2 документация о командировка………………………………….14

2.3 поощрения; стимулирующие выплаты………………………….17

2.4 подготовка документов к архивному хранению………………..20

Заключение……………………………………………………………22

Список литературы…………………………………………………...25

Введение

Документы предприятия, отражающие производственно хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренними (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно – хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

1.Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии (в организации).

Документооборот-это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

Документы, поступающие из других организаций (входящие),

Документы, отправляемые в другие организации (исходящие),

Документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие на предприятие, проходят:

Первичную обработку,

Предварительное рассмотрение,

Регистрацию,

Рассмотрение руководством,

Передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления, которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.